Responsable de production du festival des États généraux du film documentaire (h/f)

Mission

Le/la responsable de production assure la planification, l’organisation et la coordination opérationnelle de toutes les activités du festival Les États généraux du film documentaire.
Il/elle garantit la réalisation technique, logistique et administrative des événements, en veillant au respect des budgets, des délais et de la qualité globale de la manifestation.
Il/elle est responsable du cadrage et de la prévision des moyens humains, techniques et financiers à mettre en place. Il/elle encadre et coordonne les équipes.
Il/elle est placé·e sous l’autorité fonctionnelle de la directrice générale et artistique de l’association et participe au travail en équipe de l’association et du festival.

Activités

En collaboration avec l’administration, les directions générale et artistique, le régisseur général, les responsables d’activités,

Préparation et planification

• Mettre en place et mettre en œuvre une méthodologie de gestion de projet ;
• Élaborer et suivre le rétroplanning général de production du festival et animer les revues de projet ;
• Définir les besoins techniques, logistiques et humains (salles, matériel, prestataires, équipes, outils) nécessaires au bon déroulement du festival et à l’atteinte de ses objectifs.
• Participer à la construction du budget de production ;
• Identifier et sélectionner les prestataires (technique, transport, hébergement, restauration, sécurité, billetterie, etc.) ;
• Assurer la conformité réglementaire (assurances, sécurité, autorisations municipales, etc.) ;
• Définir, superviser, mettre en œuvre toute action nécessaire à la préparation technique et logistique de l’événement, à l’accueil des invités, des intervenants et du public.
   

Coordination générale

• Assurer la liaison entre les différentes activités : programmation, communication, partenariats, logistique, bénévoles, technique, billetterie, etc. ;
• Superviser la logistique générale (accueil des invités, transports, hébergements, lieux de projection, sécurité, etc.) ;
• Coordonner les relations avec les salles de cinéma, partenaires, collectivités, prestataires et fournisseurs ;
• Gérer la production des événements spéciaux.
   

Management et ressources humaines

• Définir les missions et responsabilités dans chaque fonction (régie technique, intendance et bar, billetterie et accueil salles, accueil invités, cocktails, navettes, anti-VHSS, projectionnistes, entretien) ;
• Encadrer les équipes de salariés temporaires et bénévoles et coordonner la mobilisation des équipes permanentes ;
• Organiser et conduire des réunions de coordination régulières ;
• Assurer le suivi des tâches des différents fonctions ;
• Mettre en place une communication interne régulière et assurer une fluidité dans les échanges ;
• Veiller à l’articulation entre les fonctions des équipes permanentes et temporaires ;
• Définir l’articulation des fonctions des équipes salariées avec celles des sous-traitants et les missions confiées aux bénévoles, en lien avec le responsable des bénévoles ;
• Participer au recrutement des équipes temporaires ;
• Reporter régulièrement à la direction générale du bon déroulement du projet, alerter en cas de dysfonctionnements, conflits ou problèmes et agir en facilitateur pour les résoudre.
   

Gestion des sous-traitants, prestataires et fournisseurs

• Élaborer les cahiers des charges des fonctions sous-traitées, rechercher des devis, consulter les fournisseurs, prestataires et sous-traitants et participer à leur choix ;
• Négocier les conditions financières et contractualiser avec l’appui de l’administration ;
• Suivre les prestations et les achats, veiller au respect des cahiers des charges et des devis.
   

Suivi budgétaire et administratif

• Assurer le suivi des dépenses et des contrats de production ;
• Veiller au respect des enveloppes budgétaires et établir des bilans financiers partiels et finaux ;
• Participer à la rédaction de rapports et bilans de production post-festival.
   

Sécurité, qualité, durabilité et inclusivité

• Garantir la sécurité du public et des équipes (conformité ERP, plan Vigipirate, secours) avec l’appui de la régie technique ;
• Mettre en œuvre des pratiques écoresponsables (réduction des déchets, mobilité douce, recyclage) et inclusives ;
• Assurer la qualité de l’expérience du public et des invités.
   

Retour d’expérience

• Animer la démarche : mobiliser les parties prenantes, recueillir les bilans des équipes opérationnelles et animer les réunions de bilan ;
• Contribuer au bilan global du festival ;
• Enrichir la démarche d’analyse et de capitalisation d’expérience.

Profil souhaité

Savoir-faire et connaissances

• Excellente maîtrise de la gestion de projet événementiel ;
• Solides compétences en production artistique et logistique ;
• Connaissance du secteur culturel ;
• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion de projet ;
• Compétence en gestion budgétaire ;
• Capacité à gérer plusieurs équipes et prestataires simultanément.
   

Savoir-être

• Rigueur, sens de l’organisation, réactivité ;
• Aisance relationnelle et diplomatie ;
• Expérience en management, esprit d’équipe et capacité à fédérer ;
• Gestion du stress et aptitude à travailler dans l’urgence ;
• Curiosité culturelle et fort intérêt pour le cinéma.
• Formation et expérience
• Formation supérieure en gestion de production, événementiel, culture, cinéma (niveau Bac +3 à +5) ;
• Expérience significative dans la production d’événements culturels.