Chargé des hébergements et transports (h/f)

Mission

Sous l’autorité de l’Administratrice et de la Chargée d’administration, le/la chargé·e des hébergements et transports travaillera en lien étroit avec l’ensemble des services de l’association pendant la préparation du festival ; il/elle/iel préparera la venue des invités et partenaires du festival dans le cadre de la semaine d’ouverture du festival et se chargera des besoins logistiques liés aux hébergements et transports tout au long du festival ainsi que pour la période de démontage.

Logistique :

• Recherche d’hébergements locatifs : prospection, visites, négociation, rédaction et suivi des baux locatifs, gestion des états des lieux d’entrée et de sortie des logements ;
• Réservation de chambres auprès des hôteliers et suivi des rooming lists ;
• Réservation des billets de train et avion pour les invités et suivi des remboursements de frais de transport ;
• Préparation et suivi du planning des arrivées et départs des invités et organisation des transferts locaux le cas échéant ;
• Préparation des feuilles de route individuelles des invités.

Gestion :

• Suivi budgétaire : budget prévisionnel et réalisé, préparation de bons de commande auprès des fournisseurs, vérification et validation des factures.
• Supervision d’un assistant stagiaire (4 mois) et du responsable de l’équipe des chauffeurs (1 mois).

Profil souhaité

• Bac + 3 minimum
• Expérience souhaitée en organisation logistique de projet ou événement
• Capacités d’organisation, d’anticipation et d’adaptation
• Aptitude à travailler en équipe
• Goût pour le travail de terrain
• Aisance relationnelle
• Maîtrise de l’anglais
• Rigueur
• Résistance au stress