Chargé d'administration à la direction technique (h/f)

Mission

Gestion des achats (logiciel Therefore) :

• Etablissement des bons de commande : affectation comptable et analytique des dépenses en conformité avec le budget du service, suivi de la facturation et des règlements 
• Comptabilisation et renouvellement des caisses espèces 
• Traitement des notes de frais

Gestion administrative du personnel technique (logiciel #Diese) :

• Etablissement des contrats de travail, avenants et autres documents contractuels
• Suivi des formalités liées à l’embauche : DPAE, visites médicales, création des badges d’accès aux sites du festival, vérification des divers justificatifs à produire par les salariés
• Contrôle de la planification et de la publication des plannings de travail
• Suivi de la bonne mise en œuvre du calendrier de paie
• Traitement des accidents du travail en lien avec le service RH

• Interface avec les salarié(e)s : aide à la compréhension des documents contractuels, des notes de service, des plannings de travail et de la paie ; accompagnement des régisseur(se)s généraux(ales) dans l’utilisation des logiciels de gestion, etc.

Autres tâches administratives :

• Gestion des conventions de prêt de matériel par les structures partenaires du Festival d’Avignon
• Suivi des dossiers d’assurance du matériel loué ou prêté
• Préparation de l'arrivée des régisseur(se)s généraux(ales) (caisse espèces, badges, t-shirts, contacts, cahier des régie, affichages obligatoires, fournitures de bureau etc.)

Profil souhaité

• Formation bac+3 minimum en gestion/administration des entreprises/associations
• Expérience significative sur un poste similaire
• Connaissance de la Convention collective des Entreprises Artistiques et Culturelles (1285)
• Maitrise du fonctionnement de l’intermittence du spectacle et/ou une qualification juridique appréciée(s)
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel en particulier). La connaissance du logiciel #Dièse est un plus.
• Bonne communication orale et écrite
• Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, confidentialité, analyse, pédagogie, gestion des priorités, réactivité, aptitudes pour le travail en équipe, intérêt pour le spectacle vivant