Chargé d'administration et de coordination (h/f)

Mission

Sous la direction du Président de l’association, le ou la chargé-e d’administration et de production aura pour missions l’administration de la vie de l’association et la mise en œuvre de ses projets.

Administration

• Programmer et s’assurer du bon fonctionnement de l’association (programmation des assemblées générales et des réunions du Conseil d’administration, rédaction d’ordres du jour, de procès-verbal et de rapports d’activité, relations avec le Bureau et le Conseil d’administration)

• Gestion budgétaire de l’association (plan de trésorerie, budget prévisionnel, suivi bancaire, paiements des factures fournisseurs et lien avec le cabinet comptable)
• Constitution et suivi de demandes de subventions
• Coordination avec l’équipe de communication et participation à la stratégie mise en place (envoi de newsletters, mise à jour du site web)
• Gestion administrative courante de l’association et suivi des adhésions annuelles
• Veille pour le développement de l’association (appels à projets, financements européens, réseaux professionnels…)

Production et coordination de projets

• Accompagner le Président dans la gestion et la production des projets de l’association : festival, ateliers, éditions, événements
• Conception et suivi de plannings
• Conception et suivi de budgets et de bilans financiers (en lien avec le cabinet comptable)
• Recherche de financements
• Développement et suivi des relations avec les partenaires (rédaction de conventions, facturation, organisation de rendez-vous, coordination)
• Gestion et facturation des prestataires
• Liaison avec les intervenant-e-s invité-e-s (invitation, organisation des défraiements, accueil sur place)
• Coordination avec les équipes techniques et artistiques du Festival de la ville (contrats, plannings, défraiement, montage collectif du projet)
• Coordination administrative et pratique avec les lieux partenaires accueillant le Festival de la ville (opérateurs culturels locaux)
• Gestion des inscriptions et/ou de la billetterie du Festival de la ville
• Accueil et coordination à l’occasion des évènements de l’association (disponibilités les soirs et weekends).

Profil souhaité

• Formation Bac+3 minimum : administration de structures culturelles et/ou en gestion de projets.
• Expérience similaire de 2 ans minimum.
• Aisance orale et bon relationnel
• Organisation, rigueur, autonomie, réactivité, dynamisme
• Maîtrise des logiciels Pack Office, InDesign.
• Maîtrise des outils de communication : MailChimp, Wordpress, réseaux sociaux.
• Une connaissance du milieu associatif et une culture générale sur les sujets liés à l’architecture seront appréciées.